Cuando se habla de un sistema POS en la mayoría de ocasiones se piensa en un software que controla las ventas y el inventario, pero realmente un sistema POS es mucho más que eso, pues ayuda a mejorar las funciones de las empresas en todo sentido, funciones como reportes gerenciales e integración con sistemas contables permite una toma de desiciones estratégicas respecto a los datos reales de cada empresa.
Ahora veamos que es un sistema POS, las palabra “POS” refiere a las siglas en inglés “Point of sale” o “punto de venta” en español, por lo anterior se entiende que es un sistema que integra el hardware y el software para empresas que manejan tiendas bien sea en espacios físicos como locales comerciales y en la actualidad se está expandiendo a integrar los puntos de venta digitales como tiendas en línea.
Un sistema POS busca aumentar la productividad del negocio en el cual está operando, ayudando a facturar de forma rápida y efectiva llevando un control total de los ingresos en los puntos de venta, un sistema pos también debe llevar control sobre los inventarios en cada tienda, almacén y bodega de la empresa, para ello debe ir debidamente configurado y conectado entre si, para enviar la información a un servidor y recopilar todos los datos, en los mejores sistemas hay opciones de poder ver dichos datos en tiempo real.
Sin embargo estas son las funciones más básicas que debe tener un sistema de punto de venta o sistema POS, pues existen diferentes herramientas adicionales que hacen de un sistema pos una herramienta robusta para tu negocio.
Algunas de estas herramientas son:
- Reportes gerenciales
- Integración con sistemas contables
- Codificación rápida de productos
- Control de movimientos de inventario
- Complementos on-line
- Control de clientes y proveedores
- Promociones programadas
- Ordenes de compra
- Diferentes métodos de pago
- Soporte y capacitación.
Sistema POS en sitio y sistema POS en la nube
Sistema POS en sitio
Un sistema pos en sitio es un sistema que se instala en cada computador, tanto en el servidor principal, como en cada caja o punto de venta y funciona inclusive sin internet, se requiere una licencia por cada computador instalado, la actualización debe hacerse manual vía remota.
En cuanto a la información, los datos se almacenan directamente en el computador y dependiendo de la tecnología del proveedor viajan bien sea en la noche o en tiempo real al servidor que comúnmente se ubica en la oficina principal de la empresa. Esto para muchos es muy beneficioso, pues no desean su información y datos en servidores ajenos en la nube, por otro lado el real beneficio está en que no dependen de internet para operar e ingresar sus transacciones en caso de no tener conexión a una red. Por otro lado puede ser más económico pues la licencia se cobra por cada computador instalado, mientras que en sistemas en la nube se cobra normalmente por usuario.
Sistema POS en la nube
Un sistema pos en la nube actualmente es muy reconocido por la facilidad de instalación, pruebas gratuitas por tiempo limitado, por el acceso rápido y desde cualquier lugar a través de celulares, computadores o tablet, es una opción viable para emprendedores con tienda en línea. Dentro de sus beneficios es que la información se mantiene en la nube y es posible acceder desde cualquier lugar con conexión a internet.
Algunas desventajas que presentan es su cobro por usuario, o limitaciones en los planes por facturas o transacciones exitosas, hay personas que no desean tener la información alojada en servidores externos, es muy comprensible, sin embargo la mayoría de servidores usan encriptación que supone una información segura.
Lo que trabajamos en Workmate Technology es un sistema híbrido, quiere decir que combina las dos tecnologías, permitiendo al usuario decidir el alojamiento de su información, pero le da la oportunidad de tener los datos en tiempo real, los cuales puede visualizar desde su celular, computador o tablet. Para ello, la información tiene doble backup, una copia de seguridad en los servidores físicos y otra en los servidores en la nube.
importancia de un sistema POS
Organización de la información
Algo muy común que enfrentan muchas empresas es la falta de orden y confiabilidad en su información, sobre todo cuando no se tienen protocolos establecidos, un sistema pos ayuda a organizar casi toda la información de la empresa, permitiendo confiabilidad en los datos para luego exportarla o enviarla a la contabilidad, aclarando que para que ocurra de manera adecuada debe haber un buen manejo gerencial.
Ayuda en la toma de desiciones
Con un software pos se puede observar detalladamente el comportamiento de factores claves en la empresa, clientes, empleados, proveedores, rotación de productos, productos más y menos vendidos, colores y estilos de mayor acogida por los clientes, tiendas de mayor o menor facturación, etc. Lo cual es de gran ayuda para contemplar el panorama y tomar desiciones con base en la información real.
Aliado en marketing
Un sistema pos genera confianza a los clientes, bien sea por la agilidad de su compra y por la sensación de que está comprando a una empresa organizada, así como también permite crecimiento en las empresas que lo implementan.
Cuando una empresa descubre y aprovecha todo el potencial que tiene y permite un sistema pos, su crecimiento es más acelerado, pues con un sistema como Workmate POS puede aprovechar cada dato relevante para crear campañas de marketing, puede crear listas de clientes para enviar promociones a través de e-mail marketing o directamente a su celular por mensajes de texto o vía whatsapp.
Sumado a esto que gracias a las analíticas se puede visualizar mediante gráficas intuitivas cualquier dato y compararlo con meses, temporadas o años anteriores, utilizando dicha información para crear nuevas promociones y campañas publicitarias.
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